Privacy e trattamento dei dati

Aggiornata il 20 ottobre 2026.

Questa informativa descrive in modo sintetico come ShareHub gestisce i dati necessari a fornire la piattaforma, le integrazioni attivate dall’utente o dalla sua organizzazione e le funzionalità IA disponibili nel tenant.

Dati gestiti dal servizio

ShareHub tratta i dati di registrazione e accesso, le informazioni aziendali inserite dagli amministratori e i contenuti caricati o generati nei moduli attivati. Ogni azienda utilizza uno spazio tenant separato e gli utenti autorizzati operano secondo i ruoli e i permessi configurati nel tenant.

Google Workspace

Quando un utente collega il proprio account Google tramite OAuth, ShareHub usa l’autorizzazione per le funzioni Email e Calendario selezionate. L’integrazione può trattare l’identità della mailbox, messaggi e relativi metadati, eventi e calendari selezionati. Per le funzioni Meet è richiesta un’autorizzazione aggiuntiva in sola lettura; la funzione può trattare i metadati della riunione e le voci delle trascrizioni rese disponibili da Google. Il collegamento può essere revocato e ShareHub verifica che i permessi richiesti siano ancora presenti prima di usare le API.

ShareHub usa i dati ricevuti dalle API Google solo per fornire o migliorare le funzionalità visibili e richieste nel servizio, per proteggere la sicurezza e per adempiere agli obblighi di legge. Non vende i dati Google, non li usa per pubblicità o profilazione pubblicitaria e non li usa per addestrare o migliorare modelli IA generalizzati. L’accesso ai dati nel tenant è limitato agli utenti autorizzati della relativa organizzazione e al personale o ai fornitori autorizzati quando necessario per erogare, proteggere o assistere il servizio. L’utilizzo dei dati grezzi o derivati ricevuti dalle API Google Workspace rispetta la Google Workspace API User Data and Developer Policy e la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use.

Funzionalità IA

Se l’organizzazione abilita le funzioni IA, ShareHub può inviare a OpenAI i dati necessari alla richiesta, quali istruzioni dell’utente, testo e metadati dei contenuti autorizzati. Le funzioni includono, secondo i moduli attivi, suggerimenti per email, bozze di risposta, riepiloghi e proposte relative a fonti autorizzate del progetto, e suggerimenti sui metadati dei documenti.

Il triage email può essere eseguito in background quando l’organizzazione ha abilitato la relativa funzione; una bozza di risposta email è invece generata su richiesta dell’utente autorizzato. Le funzioni IA producono suggerimenti: l’invio di email e le azioni operative restano soggetti ai flussi applicativi e alle conferme richieste.

Per la ricerca documentale, quando attivata, ShareHub può caricare file idonei nel servizio OpenAI File Search e associarli a un archivio di ricerca remoto. Questo trattamento è distinto dalle richieste testuali di risposta: i file e gli archivi di ricerca sono conservati da OpenAI fino alla loro eliminazione. I dati inviati possono comprendere contenuti provenienti da Gmail, eventi di Calendario e trascrizioni Meet importate nei documenti, quando tali contenuti sono inclusi nelle fonti autorizzate della funzione attivata.

Le opzioni di condivisione volontaria con OpenAI per feedback, valutazioni e fine-tuning, e input o output API sono disabilitate. I dati API non sono usati da OpenAI per addestrare i modelli salvo consenso esplicito. OpenAI indica che i registri per il monitoraggio degli abusi possono essere conservati normalmente fino a 30 giorni, salvo conservazioni più lunghe richieste dalla legge o necessarie per la protezione del servizio.

Sicurezza e autorizzazioni

Le autorizzazioni OAuth sono associate all’utente e al tenant, impiegano state monouso con scadenza e PKCE. I token OAuth sono memorizzati cifrati con AES-256-GCM. Le comunicazioni con Google e OpenAI avvengono tramite HTTPS. ShareHub applica controlli di ruolo, tenant e servizio prima di accedere alle fonti collegate o di eseguire le funzioni IA.

Conservazione e richieste

I tempi di conservazione dipendono dal tipo di dato, dai moduli e dalle funzionalità attivate, dal piano applicabile e dagli obblighi di legge. Per richieste di accesso, rettifica o cancellazione, o per chiarimenti sul trattamento, scrivere a info@sharehub.it.

Consulta anche i termini di servizio oppure visita il centro assistenza.